Важные рекомендации для подготовки ИТ-специалистов к дистанционной работе
Smita Hashim
Director, Product Management, Hangouts Meet, Voice & Calendar
Многие компании и организации сталкиваются с необходимостью обеспечить поддержку дистанционных сотрудников, при этом некоторые из них нуждаются в цифровых инструментах для сохранения продуктивности и в помощи по работе с ними. Ниже приведены некоторые рекомендации для ИТ-администраторов, которые помогут обеспечить эффективную работу компаний и команд независимо от того, где они находятся.
Предоставьте своим сотрудникам доступ к инструментам для дистанционной совместной работы
Видеовстречи, чат, электронная почта и общие документы – это важные инструменты, которые помогают удаленным сотрудникам поддерживать связь и продуктивно работать. Заранее убедитесь, что у ваших сотрудников есть доступ к нужным приложениям с нужными правами. Кроме того, проверьте правила доступа к сетям Wi-Fi, Ethernet и VPN, а также сетевые сертификаты, предназначенные для зарегистрированных в вашей организации управляемых устройств.
Например, Hangouts Meet помогает компаниям и учебным заведениям поддерживать связь в удаленном режиме. И недавно мы объявили, что бесплатно предоставляем передовые возможности Hangouts Meet для проведения видеовстреч всем пользователям G Suite и G Suite for Education. Администраторы G Suite, которые хотят воспользоваться такими функциями, должны на главной странице консоли администратора выбрать Приложения > G Suite > Hangouts Meet and Google Hangouts > Параметры Meet. Здесь можно включить запись, прямые трансляции и другие функции. Убедитесь, что видеовстречи включены. Подробнее…
Будьте готовы обеспечить должный уровень технической и информационной поддержки
Внутренние сайты – это мощный инструмент для обмена важной информацией в вашей организации. Например, чтобы сообщить об изменениях в правилах дистанционной работы, вы можете создать внутренний сайт с ответами на часто задаваемые вопросы и добавить следующие материалы:
- Руководства по продуктам.
- Рекомендации по дистанционной работе, в том числе советы по использованию общих дисков, совместной работе над документами в режиме реального времени и проведению видеовстреч.
На этом сайте также может быть доступен чат со службой поддержки и указаны часы, в которые ИТ-специалисты могут ответить на вопросы пользователей, работающих из дома.
Используйте документы, таблицы и презентации, чтобы регулярно обновлять имеющуюся информацию. В зависимости от размера аудитории вы можете предоставлять доступ к контенту различными способами.
Убедитесь, что корпоративные политики учитывают потребности сотрудников
Уделяйте внимание окружению, учитывая текущую ситуацию. Например, возможность оказывать удаленную поддержку и удаленно управлять устройствами Chrome поможет обеспечить бесперебойную работу сотрудников и уменьшить риски, если корпоративное устройство будет потеряно или украдено.
Если вы применяете правила контекстно-зависимого доступа к разным группам пользователей, например разрешаете только определенным специалистам получать доступ к Gmail за пределами корпоративной сети Wi-Fi, их нужно пересмотреть, чтобы сотрудники могли использовать нужные инструменты в удаленном режиме работы. ИТ-служба может принудительно применять правила работы с браузерами независимо от того, находятся пользователи в корпоративной сети или нет. Настроить некоторые из таких правил вам помогут эти рекомендации.
Вы также можете пересмотреть правила своей организации в отношении представления сотрудникам оборудования. Например, устройство сотрудника может нуждаться в замене, но если в вашей организации действует правило, запрещающее отправлять устройства на домашние адреса сотрудников, это может усложнить предоставление необходимого для работы оборудования. Также обратите внимание на правила, касающиеся использования сотрудниками оборудования для личных нужд. Например, некоторым сотрудникам может потребоваться предоставить корпоративное устройство своим детям для дистанционного обучения. Если вы предоставите такую возможность, сотрудники наверняка это оценят.
Будьте готовы отслеживать адаптацию сотрудников и сообщать об их успехах
Не пускайте этот процесс на самотек. Подготовьтесь к изучению тенденций использования разных команд или даже регионов. Анализ тенденций использования поможет определить команды, которые нуждаются в дополнительном обучении. Также это может выявить те особенности, которые позволяют определенным командам более эффективно применять технологии, что затем можно перенести на масштаб всей организации. Например, инструмент оценки качества связи в Meet в консоли администратора предоставляет данные об участии во встречах и помогает оказывать поддержку пользователям в режиме реального времени.
Делитесь такими достижениями. Создайте чат или документ с общим доступом, в котором сотрудники будут делиться своими рекомендациями и успехами, касающимися дистанционной работы, чтобы и другие могли воспользоваться их опытом.
Что дальше?
Мы надеемся, что это руководство помогло вам продумать потребности своей организации при планировании поддержки удаленного персонала. Мы будем и дальше делиться своим опытом и рекомендациями, а также публиковать новые и обновленные материалы. Подробную информацию вы можете найти в нашей статье Центра обучения с советами по дистанционной работе и в нашем Справочном центре.
