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Le basi del lavoro da remoto: come i tecnici dell'IT possono prepararsi a supportare una forza lavoro distribuita

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Con l'aumentare del numero di aziende e organizzazioni che devono far fronte alla necessità di consentire a propri dipendenti di lavorare da remoto, molti sono alla ricerca di risorse per acquisire familiarità con gli strumenti digitali che consentono di mantenere la produttività. Ecco alcune best practice rivolte agli amministratori IT per aiutarli a supportare le aziende e i team che hanno l'esigenza di collaborare in modo efficace indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Consenti ai dipendenti di accedere agli strumenti necessari per collaborare da remoto 

Le funzionalità di videoconferenza, chat, email e condivisione dei documenti sono strumenti essenziali per consentire ai dipendenti che lavorano da remoto di rimanere connessi. Per evitare tempi di inattività, accertati che i dipendenti possano accedere alle app necessarie con le autorizzazioni corrette. È una buona idea assicurare che ai dispositivi gestiti vengano applicati i criteri corretti per l'accesso alle reti Wi-Fi, Ethernet e VPN e che sui dispositivi gestiti registrati nella tua organizzazione siano presenti i certificati di rete necessari. 

Ad esempio, con Hangouts Meet le persone possono restare connesse ovunque si trovino. Per aiutare le aziende e le scuole a fare lo stesso, di recente abbiamo annunciato che metteremo a disposizione delle organizzazioni che utilizzano G Suite e G Suite for Education le funzionalità di videoconferenza più avanzate di Hangouts Meet gratuitamente. Gli amministratori di G Suite che scelgono di avvalersi di queste funzionalità possono aprire la Console di amministrazione e andare ad Applicazioni > G Suite > Hangouts Meet e Google Hangouts > Impostazioni per Hangouts Meet e Google Hangouts. In questa pagina è possibile abilitare funzionalità come la registrazione e il live streaming. Accertati che le videochiamate siano attive: scopri come fare qui.

Preparati a fornire supporto e informazioni in modo scalabile 

I siti interni possono essere strumenti utilissimi per la condivisione di informazioni critiche in modo scalabile all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, se vuoi comunicare cambiamenti nelle norme relative al lavoro da remoto, prendi in considerazione la creazione di un sito interno che preveda una sezione per le domande frequenti e includa:

Il sito può comprendere una chat room per l'assistenza e un programma in cui sono indicati gli orari in cui il dipartimento IT è disponibile per rispondere alle domande degli utenti che iniziano a lavorare da casa. 

Anche i documenti, i fogli di lavoro e le presentazioni sono strumenti importanti per aiutare i dipendenti a tenersi aggiornati su informazioni che cambiano continuamente. Sono disponibili diverse opzioni per la condivisione, a seconda della quantità di persone che devi raggiungere. 

Accertati che i criteri aziendali riflettano le esigenze dei dipendenti

Assicurati di pensare al tuo ambiente tenendo presenti le circostanze attuali. Ad esempio, la possibilità di fornire assistenza remota e di gestire i dispositivi Chrome a distanza può aiutarti a evitare interruzioni delle attività dei dipendenti e a mitigare il rischio che un dispositivo aziendale possa essere smarrito o rubato. 

Se hai scelto di applicare criteri di accesso sensibile al contesto a gruppi di utenti diversi, ad esempio, consentendo solo a determinati dipendenti di accedere a Gmail al di fuori della rete Wi-Fi aziendale, questi livelli di accesso vanno rivisti in modo che i dipendenti possano utilizzare gli strumenti di cui hanno bisogno quando lavorano da remoto. I team dei dipartimenti IT possono applicare criteri relativi al browser sia quando gli utenti sono collegati alla rete aziendale, sia quando non lo sono. Questi suggerimenti possono esserti d'aiuto nella configurazione di alcuni di questi criteri.

Può anche essere opportuno rivedere le norme aziendali relative alla distribuzione di hardware ai dipendenti. Ad esempio, potrebbe essere necessario sostituire il dispositivo di un dipendente, ma se nella tua organizzazione vige una norma che impedisce la spedizione di dispositivi presso le abitazioni dei dipendenti, potrebbe essere difficile fornire hardware essenziale a chi ne ha bisogno. Vale anche la pena di prendere in considerazione le norme che regolano la possibilità da parte dei dipendenti di utilizzare hardware per scopi personali. Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di rendere disponibile l'hardware ai propri figli per consentire loro di accedere all'istruzione a distanza. Fornire questa flessibilità può essere rassicurante.

Preparati a monitorare l'adozione e condividi le storie di successo

Una volta completata la configurazione, preparati a comprendere come i modelli di utilizzo variano in base al team o persino in base all'area geografica. Analizzare le tendenze di utilizzo può aiutarti a identificare i team che richiedono formazione aggiuntiva e potrebbe far emergere che il modo in cui un determinato team utilizza la tecnologia ne ottimizza le potenzialità e che potrebbe aver senso estendere il loro esempio al resto dell'organizzazione. Ad esempio, lo Strumento qualità Meet della Console di amministrazione ti permette di esaminare il livello di partecipazione alle riunioni e di aiutare gli utenti in tempo reale.

Identifica, festeggia e condividi i successi. Crea un percorso, come una chat room o un documento condiviso, che gli utenti possono utilizzare per condividere le proprie best practice e i successi che hanno conseguito grazie alla possibilità di lavorare da remoto affinché anche altri possano trarne vantaggio.

Sviluppi futuri

Speriamo che questa guida ti abbia aiutato ad analizzare le esigenze della tua organizzazione e a pianificare correttamente come supportare una forza lavoro distribuita. Continueremo a condividere le nostre esperienze e best practice, a rendere disponibili nuove risorse e ad aggiornare quelle esistenti. Nel frattempo puoi trovare ulteriori informazioni nell'articolo del nostro Centro didattico che fornisce suggerimenti per lavorare da remoto e nel nostro Centro assistenza.