Tipps zur Telearbeit: Wie IT-Administratoren sich vorbereiten können

Zurzeit ist es für Unternehmen wichtiger denn je, Telearbeit zu unterstützen. Viele müssen sich aber erst einmal mit den entsprechenden Tools vertraut machen. Wir haben einige Best Practices für IT-Administratoren zusammengestellt, wie sie es Mitarbeitern ermöglichen, auch im Homeoffice weiter effizient zusammenzuarbeiten.

Tools für die Zusammenarbeit verfügbar machen

Videokonferenzen, Chat, E-Mail und gemeinsam bearbeitbare Dokumente – das sind alles wichtige Tools für die virtuelle Zusammenarbeit. Damit die Nutzer in ihrer Arbeit nicht unnötig unterbrochen werden, müssen Sie ihnen die richtigen Zugriffsberechtigungen für die Apps erteilen, die sie benötigen. Es ist wichtig, dass auf den in Ihrer Organisation registrierten verwalteten Geräten die richtigen Richtlinien für den Zugriff auf WLANs, Ethernet-Netzwerke und VPNs (Virtual Private Networks) sowie Netzwerkzertifikate konfiguriert sind.

Mit Hangouts Meet beispielsweise können Nutzer sich auch im Homeoffice effizient vernetzen. Um Unternehmen und Bildungseinrichtungen dabei zu unterstützen, haben wir kürzlich angekündigt, dass wir für unsere G Suite- und G Suite for Education-Kunden erweiterte Funktionen für Hangouts Meet-Videokonferenzen kostenlos freischalten. G Suite-Administratoren, deren Organisationen diese Funktionen nutzen möchten, gehen in der Admin-Konsole zu Apps > G Suite > Google Hangouts > Einstellungen für Meet. Hier können Sie Funktionen wie das Aufzeichnen von Videokonferenzen sowie Livestreaming aktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie Videoanrufe aktivieren.

Support und Informationen unternehmensweit verfügbar machen

Über interne Websites lassen sich wichtige Informationen ganz einfach unternehmensweit zugänglich machen. Wenn Sie beispielsweise alle Mitarbeiter im Unternehmen hinsichtlich der Änderungen an den Richtlinien für die Telearbeit auf dem neuesten Stand halten möchten, erstellen Sie eine interne Website mit folgenden Inhalten:

• Produktschulungen
• Best Practices für die Telearbeit mit Tipps zur Verwendung von geteilten Ablagen, zur Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit und zu Videokonferenzen

Auf dieser Website können Sie beispielsweise auch einen Chatroom für den Support einrichten und Sprechzeiten veröffentlichen, in denen die IT-Mitarbeiter die Fragen der Nutzer beantworten.

Auch mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen können Sie effizient dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben. Das ist von großem Vorteil – gerade bei Informationen, die sich ständig ändern. Je nach Größe der Zielgruppe stehen Ihnen eine Vielzahl von Freigabeoptionen zur Verfügung. Weitere Informationen

Unternehmensrichtlinien mit den Anforderungen der Mitarbeiter abstimmen 

Behalten Sie bei der Planung immer die aktuelle Situation im Blick. Mit Remote-Unterstützung und der Chrome-Geräteverwaltung per Fernzugriff können Sie Unterbrechungen vermeiden und das Risiko von Datenpannen minimieren, sollte einmal ein unternehmenseigenes Gerät verloren gehen oder gestohlen werden. 

Haben Sie Richtlinien für den kontextsensitiven Zugriff für unterschiedliche Nutzergruppen konfiguriert? Können zum Beispiel nur bestimmte Mitarbeiter außerhalb des Unternehmensnetzwerks auf Gmail zugreifen? Dann sollten Sie die Zugriffsebenen überarbeiten, sodass alle Mitarbeiter die Tools nutzen können, die sie für die Telearbeit brauchen. IT-Teams können Browserrichtlinien für alle Nutzer festlegen – innerhalb und außerhalb des Unternehmensnetzwerks. Hier finden Sie Informationen dazu, wie Sie einige dieser Richtlinien einrichten.

Auch die Richtlinien Ihrer Organisation zur Ausgabe von Hardware an Mitarbeiter sollten Sie sich ansehen. Wenn beispielsweise das Gerät eines Mitarbeiters ersetzt werden muss, Geräte gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation aber nicht an die Privatadresse der Mitarbeiter geschickt werden dürfen, gestaltet es sich schwierig, dem Mitarbeiter das Gerät zukommen zu lassen. Dasselbe gilt für die Richtlinien zur Nutzung der Hardware für private Zwecke. Für einige Mitarbeiter kann es beispielsweise wichtig sein, das Gerät zu Hause den Kindern für den Fernunterricht zur Verfügung zu stellen. Sie können Ihre Mitarbeiter wirklich unterstützen, indem Sie ihnen diese Flexibilität bieten.

Wie werden die Tools genutzt?

Behalten Sie im Blick, wie die Mitarbeiter mit der neuen Arbeitsweise zurechtkommen. Dabei ist es wichtig zu wissen, warum Nutzungsmuster je nach Team oder auch je nach Region unter Umständen variieren. Sie können Nutzungstrends analysieren und so herausfinden, welche Teams möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen. Dabei können Sie auch feststellen, ob ein Team die Technologie vielleicht effizienter nutzt als die anderen, und die Vorgehensweise dann dem Rest der Organisation als Best Practice empfehlen. Im Meet-Qualitätstool in der Admin-Konsole können Sie sich beispielsweise eine Übersicht mit Messwerten zu einzelnen Videokonferenzen ansehen und Nutzer in Echtzeit bei der Behebung von Problemen unterstützen.

Erfolge sind schön – teilen Sie sie. Sie können beispielsweise einen Chatroom erstellen, in dem Mitarbeiter sich austauschen und Tipps teilen können. Das geht auch sehr gut mit einem gemeinsamen Dokument, auf das alle Bearbeitungszugriff haben.

Wie geht es weiter?

Wir hoffen, diese Informationen waren interessant für Sie. Sie erhalten von uns weiterhin regelmäßig Erfahrungswerte, Best Practices und neue sowie aktualisierte Infomaterialien. Sehen Sie doch in der Zwischenzeit einmal die Tipps zum Aufbau eines virtuellen Teams im G Suite-Schulungscenter an. Auch in der G Suite-Admin-Hilfe finden Sie viele nützliche Informationen.