G Suite

8 mẹo để hoàn thành công việc khi làm việc tại nhà

Google_Cloud_x_G_Suite_WFH.max-2800x2800.jpg

Vì nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc cách tốt nhất để các nhóm luôn kết nối khi mọi người không thể ở cùng một nơi, nên một số khách hàng của chúng tôi đã xin lời khuyên về cách làm việc tập trung và năng suất. Dưới đây là một số cách hay nhất để thúc đẩy cộng tác khi các nhóm của bạn làm việc từ xa. 

Thiết lập cách làm việc từ xa cho nhóm

Hãy thiết lập các công cụ và quy trình phù hợp cho nhóm của bạn trước khi chuyển từ phương thức làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà. Sau khi thiết lập, bạn có thể thực hiện trước một vài bước bổ sung dưới đây: 

1. Tạo một bí danh cho nhóm để dễ dàng liên lạc. Tạo một danh sách email của tất cả các thành viên trong nhóm để có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng phòng trò chuyện để thảo luận nhanh hơn. 

2. Kiểm tra quyền chia sẻ đối với các tài liệu quan trọng để cộng tác viên có thể chỉnh sửa và bình luận khi cần. Thậm chí, bạn có thể cân nhắc việc tạo một bộ nhớ dùng chung để nhóm của mình có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các tệp từ bất kỳ thiết bị nào. 

3. Lên lịch họp ngay để bạn có thể giữ liên lạc về sau. Thiết lập lời mời theo lịch, tạo trước chương trình làm việc và đính kèm các tài liệu có liên quan vào thư mời. Ngoài ra, bạn nên đảm bảo mọi người đều biết cách dùng hội nghị truyền hình.  

Giúp nhóm luôn kết nối và làm việc có tổ chức mỗi ngày

Như vậy là bạn đã thiết lập xong cho nhóm và mọi người đều đã có thể làm việc tại nhà. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo mọi người luôn có tinh thần cộng tác trong công việc. Như vậy là bạn đã thiết lập xong cho nhóm và mọi người đều đã có thể làm việc tại nhà. Bạn có thể tham khảo một số cách sau đây để đảm bảo mọi người luôn có tinh thần cộng tác trong công việc. 

4. Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để luôn kết nối với đồng nghiệp của bạn. Một số người có thể cảm thấy cô lập khi làm việc tại nhà. Vì vậy, hội nghị truyền hình là một cách tuyệt vời để gắn kết mọi người. Hãy cố gắng tham gia hội nghị truyền hình khi thích hợp, trình bày nội dung phù hợp và đặt câu hỏi để khơi mào trò chuyện. Nếu sự chênh lệch múi giờ khiến một số người không thể tham gia cuộc họp, thì hãy ghi lại cuộc họp—nhưng phải đảm bảo việc này có được sự đồng ý của những người tham gia!

5. Thường xuyên chia sẻ mục tiêu và thông tin mới nhất. Cho dù là trò chuyện nhóm hay cùng làm việc trên một tài liệu chung (mọi người cùng cập nhật thông tin trên đó),  việc ghi lại những gì đang thực hiện là một cách hay để mọi người cảm thấy gắn kết, nắm bắt được thông tin và theo dõi được những việc cần làm. Bạn cũng có thể thiết lập một trang web nội bộ để tổng hợp các thông tin và tài nguyên quan trọng tại một trung tâm dành cho nhóm hoặc để chia sẻ thông tin rộng rãi hơn với tổ chức của bạn.

6. Tiếp tục thực hiện các quy tắc ứng xử đúng mực tại nơi làm việc. Làm việc từ xa không có nghĩa là mọi người trong nhóm rảnh rỗi. Kiểm tra lịch trước khi lên lịch họp. Khi bạn trò chuyện với ai đó, hãy bắt đầu bằng cách hỏi xem họ có thể nói chuyện vào lúc đó hay không. Bạn cũng có thể chủ động cho đồng nghiệp biết thời gian rảnh của mình bằng cách thiết lập giờ làm việc trên Lịch. Bằng cách này, nếu một thành viên trong nhóm cố gắng lên lịch họp với bạn ngoài giờ làm việc của bạn, thì họ sẽ nhận được cảnh báo.

Dùng Wi-Fi tại nhà để hoàn thành công việc

Khi dùng chung không gian và kết nối Internet tại nhà, bạn có thể cần chú ý đến nhu cầu của những thành viên khác trong gia đình mình. Bạn có thể tham khảo một số mẹo sau đây. 

7. Đừng dùng video suốt cả ngày. Bạn có thể tùy ý sử dụng nhiều công cụ để giữ liên lạc với nhóm mình, đó là phòng trò chuyện, tài liệu được chia sẻ, khảo sát ngắn hoặc cuộc gọi nhanh giữa nhiều bên. Hãy chọn công cụ hiệu quả nhất, đặc biệt là khi bạn đang dùng chung kết nối Internet.

8. Tìm cách thiết lập phù hợp với bạn. Bạn có thể cần thử một vài cấu hình khác nhau thì mới biết được cách để luôn tập trung và không làm người khác sao lãng. Dưới dây là 6 mẹo để gọi video hiệu quả hơn, trong đó có cách bật phụ đề trực tiếp để bạn có thể đọc bản chép lời của cuộc họp trong thời gian thực. 

Trên đây chỉ là một vài cách mà đội ngũ G Suite đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác. Để biết thêm thông tin, hãy xem các video này để biết những mẹo làm việc tại nhà và xem các thông tin mới nhất trong bài viết của chúng tôi trên Trung tâm kiến thức để biết mẹo làm việc từ xa.