G Suite

従業員の生産性を高めるには?ヒントはシャドー IT にあり

shadow_IT.png

※この投稿は米国時間 2019 年 9 月 4 日に Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。


従業員は通常、仕事では指定されたツールを使用します。しかし、そうしたツール(レガシーであることが多い)がコラボレーションの妨げになったり、柔軟性が低かったりすると、従業員は便利さを求めて安全性の低い選択肢にも目を向けるでしょう。Gartner によると、2020 年には、攻撃の被害に遭う事例の 3 分の 1 はシャドー IT の利用が原因で発生すると見込まれています。


この問題は知られていないわけではありません。IT 担当者の 83 % が、従業員が企業データを未承認のクラウド サービスに保存していると回答した調査結果もあります。この問題は、ファイル同期や共有ツールで特に顕著です。人々がレガシー システムを避けて Google ドライブのようなツールを使うのは、現行システムが不便であるか、現行システムでは他の人との共同作業が簡単にできないことが主な理由です、レガシーなファイル同期や共有システム(Microsoft SharePoint など)では、次に挙げる 3 つの重要なことができないのです。


  1. スマートフォンで仕事をすることができない : 今日、人々は外出先でも仕事ができるようになることを期待しています。これは、たとえば添付ファイルを開くだけでなく、編集したり、コメントを付けたりといったことを意味します。こうした作業がスマートフォンで可能になれば、都合の良いときに仕事をしたり、いつでもチームメートを手伝ったりできるようになります。

  2. 自分で簡単にワークスペースを作ることができない : これは直感に反するかもしれませんが、ドライブ上に新しいプロジェクト フォルダを作成する必要が生じたときに、そのことを IT 担当者に連絡しなければならないとしたら、それは敷居が高すぎると言えます。従業員はコラボレーション状況の変化に応じて、迅速かつ自分の判断で、共有可能なドキュメントを作成できる必要があります。仕事は随時、外出先でも(上で述べたように)発生しますし、その際に社内外の人とのやりとりが必要になることもあります。新しいフォルダを作るのに IT 担当者に連絡しなければならないとしたら、従業員は無断で作るようになるか、または最初から別のツールを使うようになるでしょう。

  3. データを有効活用することができない : 従来のファイル ストレージはただのストレージです。屋根裏部屋のように物を収納していきます。しかし、ある時点でそうしたやり方は通用しなくなり、何を残し何を捨てるかの判断が難しくなります。人々が必要としているストレージ システムは、データを保存するだけでなく、情報を迅速に分類し、見つける手助けをして、データの有効活用を支援してくれるシステムです。


私の考えでは、ファイル同期と共有システムに関する意思決定を行うにあたって、企業には 2 つの選択肢があります。


選択肢 1 : 未承認のプロダクトを従業員が使うことを容認し続ける。ただし、そうしたプロダクトの一部は、予期せぬセキュリティ問題を自社にもたらす可能性がある(サービス条件が劣悪な場合もある)。


選択肢 2 : 従業員が使いたいツールを購入し、従業員の生産性向上に役立てる。


従業員の生産性を高めたいのであれば、従業員の声からヒントを得るとよいでしょう。企業が選択するツールは、IT 部門が設定する厳しいセキュリティ基準を満たすだけでなく、従業員が自分の望む方法で仕事を支援するものでなければなりません(ツールの使い方を従業員に案内できるだけのインテリジェント機能も必要です)。


利用しているテクノロジーが、「機密情報を含むファイルを従業員がうっかり他の人と共有する前に、それらのファイルにフラグを立ててくれる」ことを想像してみてください。あるいは、「従業員が仕事をスピードアップできるように、必要なファイルの使用を必要に応じて推奨してくれる」としたら、どうでしょうか。Google ドライブであれば、こうした機能を提供できます。


テクノロジーと従業員の反りが合わないと、従業員は結局、そのテクノロジーを避けて通るようになることを念頭に置く必要があります。時間とリソースを定型的なメンテナンスに費やすのではなく、そのエネルギーを、従業員と自らのためになるやり方で、従業員の生産性向上を支援することに振り向けてはいかがでしょうか。


- By Diane Chaleff, Product Manager, Office of the CTO