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リモートワークの要点:在宅勤務のために IT 部門ができること

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※この投稿は米国時間 2020 年 3 月 12 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

多くの企業や組織が、リモートの従業員をサポートする必要性に直面しています。リモートの従業員の中には生産性の維持に向け、デジタルツールに習熟するためのサポートを必要としている人々がいます。従業員がどこにいても、企業やチームが効率的な連携を維持できるよう、IT 管理者の皆様向けにおすすめの方法をご紹介します。 

従業員がリモートでのコラボレーションに必要なツールにアクセスできるようにする

ビデオ会議、チャット、メール、共有ドキュメントはすべて、リモートの従業員がコミュニケーションを維持するために欠かせないツールです。ダウンタイムが発生しないよう、従業員が適切な権限で適切なアプリにアクセスできるようにしておきましょう。ネットワーク証明書(組織に登録済みの管理対象デバイス用)に加えて、Wi-Fi、Ethernet、バーチャル プライベート ネットワーク(VPN)アクセスについても、管理対象デバイスに適切なポリシーがあるようにしておくことが大切です。

たとえば、Hangouts Meet をご利用いただくと、リモートでも従業員がコミュニケーションを維持できます。企業や学校でコミュニケーションを維持できるよう、弊社は最近のお知らせで、G Suite と G Suite for Education をご利用の組織を対象とし、最新の Hangouts Meet のビデオ会議機能を無償で提供することを発表いたしました。この機能のご利用を希望される G Suite 管理者の方は、管理コンソールのホームページで [アプリ] > [G Suite] > [Google ハングアウト] > [Meet の設定] にアクセスしてください。そのページで、録画やライブ ストリーミングなどの機能を有効にできます。ビデオ通話が有効になっていることを確認しておく必要があります。詳細はこちらでご確認いただけます。 

サポートと情報を大規模に提供する体制を整える

社内サイトは、組織内で重要な情報を幅広く共有するために有用なツールとなります。たとえば、リモートワーク ポリシーの変更についてお知らせする場合、社内サイトを作成して、よくある質問に対応し、また以下の内容を含めることを検討しましょう。

サービスのチュートリアル

リモートワークのおすすめの方法: 共有ドライブの使用方法、ドキュメントでのリアルタイムのコラボレーション、動画本位の会議などに関するヒントを記載します。

社内サイトには、サポート用チャットルームを設けたり、ユーザーが在宅勤務を開始した際に IT 部門で質問を受け付ける時間帯を指定しておいたりすることもできます。

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションも、刻々と変化する状況について従業員が常に最新情報を把握しておくために重要なツールです。閲覧者の規模に応じて、さまざまな共有オプションを利用することが可能です 

会社のポリシーを従業員のニーズが反映されたものにする 

現在の状況を念頭に置きながら、環境について検討する必要があります。たとえば、リモート サポートの提供や、Chrome デバイスのリモート管理などを可能にすると、従業員が常に作業を続行でき、企業デバイスの紛失や盗難のリスクを低減できます。

コンテキストアウェア アクセスのポリシーをさまざまなユーザー グループに適用している場合(企業 Wi-Fi ネットワーク外からの Gmail へのアクセスを特定の従業員にのみ許可する場合など)は、そのアクセスレベルを再検討して、従業員がリモート勤務時にも必要なツールを利用できるようにする必要があります。IT 部門でユーザーに対し、企業ネットワークを利用しているかどうかに関するブラウザ ポリシーを適用できます。こうしたポリシーの設定については、こちらのリソースをご確認ください。

従業員へのハードウェアの配布について、組織のポリシーを見直したほうがよい場合もあります。たとえば、従業員のデバイスを交換する必要がある場合、組織にデバイスを従業員の自宅に送付しないというポリシーがあれば、必要な人の手元に必要なハードウェアを届けることが困難になる可能性があります。また、従業員がハードウェアを個人的ニーズのために使用することに関してポリシーを検討しておくことも有用です。たとえば、子供が遠隔教育にアクセスするために自宅でハードウェアを利用することが必要な従業員がいる場合、柔軟に対応することで安心して働いてもらえるようにできます。 

導入をモニタリングして従業員の対応状況を共有する体制を整える

導入した後には確認することも必要になります。使用状況のパターンには、チームや地域によって違いがあることを理解しておく必要があります。使用状況の傾向を分析すると、さらにトレーニングの必要な可能性のあるチームを特定するために役立つ場合があります。また、特定のチームが他のチームとは異なる方法を取っていると判明する場合もあり、それがテクノロジーを最大限に活用できる方法であれば、組織の他のチームにも適用すると役立つことがあります。たとえば、管理コンソール内で Meet 品質管理ツールを使用すると、会議の参加者を確認したり、ユーザーをリアルタイムで支援したりできます。

こうした便利な使用方法を発見し、評価して、共有していくことが可能です。チャットルームや、共同作成するドキュメントなどの手段を従業員に提供すると、リモート勤務可能になったことで得られた各自のおすすめの方法や成功事例を共有してもらい、その他の従業員のメリットにつなげることができます。 

今後の対応

各地に分散して作業する従業員のサポートをご計画の際、このガイドが組織のニーズを検討するにあたってお役に立てれば幸いです。弊社は今後とも、知見やおすすめの方法を皆様と共有し、最新のリソースを提供してまいります。また、詳細についてはリモートワークのおすすめの方法に関するラーニング センターの記事や、ヘルプセンターでもご確認いただけます。 

-By Smita Hashim, ディレクター、プロダクト マネージャー、Hangouts Meet、Voice、カレンダー