Royal Resorts: ahorros y modernización de la mano de Google Cloud

About Royal Resorts

Es una empresa con más de 40 años de experiencia especializada en la venta de tiempo compartido. Cuenta con 50 mil socios activos y alrededor de 2,800 empleados dispersos en unidades donde tienen operaciones en Cancún, Puerto Morelos, Playa del Carmen y Mérida

Industries: Travel & Hospitality
Location: México

About Xértica

Xertica es una organización que lleva 8 años en el mercado y nació con las tecnologías de Google para ayudar a transformar las organizaciones digitalmente, con el fin de que sean más productivas y competitivas. Es partner premier de Google en Latinoamérica, especializado en lo que se conoce como enterprise collaboration. Xertica apoya con servicios y consultoria alrededor de todo lo que tiene que ver con la plataforma de Google Cloud. Con presencia en Perú, Colombia, México, Argentina y Ecuador, la firma cuenta con 2,500 socios en la región y busca llevar a Latinoamérica a otro nivel, impulsando a clientes con soluciones tecnológicas que les permitan impulsar a líderes que transformen la región.

Royal Resorts se modernizó al integrar las aplicaciones de Google Cloud que le permitieron agilizar diversos procesos internos que, a su vez, se han traducido en ahorros cada año.

Royal Resorts registra un ahorro de 130 mil dólares al año por el cambio de proveedor

  • El cambio de proveedor significó un ahorro de 130 mil dólares al año.
  • Con Google Sites han podido crear sitios mucho más rápido: antes tomaba dos o tres semanas y ahora lo crean en cuestión de un día.
  • Las tareas de soporte que el equipo de TI hacía en los escritorios de los ordenadores se han reducido en un 80%
  • Mediante el uso de Hangouts los desplazamientos para asistir a reuniones se han reducido a la mitad.

Resultados de Google Cloud

Al ser México uno de los 10 destinos más visitados del mundo, las empresas especializadas en la industria del hospedaje tienen el reto de renovarse para mantenerse competitivas.

Ante este escenario se enfrentó Royal Resorts, una compañía con más de 40 años de experiencia en la venta de tiempo compartido, un modelo que le ha permitido a la empresa mexicana vender más de 100 mil membresías a lo largo de su historia.

La compañía cuenta con 50 mil socios activos y alrededor de 2,800 empleados dispersos en unidades donde tienen operaciones en Cancún, Puerto Morelos, Playa del Carmen y Mérida.

Agilizar procesos de la mano de G Suite

Tras 40 años operando en el mercado, Royal Resorts requería una modernización para agilizar procesos internos que se habían estancado en la organización desde mucho tiempo atrás.

Uno de esos procesos tenía que ver con la manera en la que trabajaban los empleados y lo costoso que resultaba mantener una estandarización de las herramientas de escritorio en los ordenadores de los trabajadores.

"La idea de comenzar a mejorar algunas operaciones nos impulsó a tomar la decisión de buscar algo que nos ayudará a reemplazar la estandarización de los escritorios, con un mejor precio, mejorar la colaboración de los usuarios, compartir la información de una manera más fácil y así es como llegamos con Google"

Carlos González, Gerente Corporativo de IT

"Nos parecía que las herramientas que nos proporcionaba el antiguo proveedor no se integraban bien con nuestras tareas. Por otro lado, teníamos el reto de ser más colaborativos y queríamos virtualizar ciertos procesos, así fue como llegamos con Google", aseguró Carlos González, Gerente Corporativo de Tecnologías de la Información (TI).

El área de TI buscó la ayuda de Google para hacer cara a los retos mencionados y fue así como llegaron con Xertica, un partner de Google en Latinoamérica que apoya a las empresas con servicios y consultoría enfocados en el aprovechamiento de las herramientas de Google Cloud.

Especializado en la aplicación de una metodología de change management para facilitar la transición a la plataforma de Google Cloud, Xertica se encargó de hacer la migración en un periodo corto: alrededor de tres meses. Los primeros en adoptar el cambio fueron los miembros del equipo de TI y más tarde fue liberado de manera exitosa en toda la organización.

"El cambio de paradigma nos ha permitido ser más productivos y las áreas trabajan mucho más en conjunto, las ideas se comparten de manera más fluida con Google Docs y eso nos ha permitido mejorar los servicios que ofrecemos a los huéspedes. También hemos ahorrado en tareas como, por ejemplo, la revisión de contratos; antes nos tomaba mucho hacer esto y eficientarlo ha impactado en todas las áreas del negocio", destacó Carlos González, Gerente Corporativo de TI.

Con la implementación de G Suite, el equipo de Royal Resorts se dio cuenta que mediante Google Sites podía llevar una mejor administración de proyectos.

"Google Sites es una herramienta muy superior a lo que teníamos antes. Fue un parteaguas que nos permitió crear sitios a una velocidad increíble y desarrollar servicios que antes no teníamos. Hacer un sitio nos tomaba dos o tres semanas y ahora es cuestión de un día, son sitios sencillos donde se sube información para colaborar y para proporcionar información a los trabajadores", explica Carlos González, Gerente Corporativo de TI.

"Nos simplificó muchísimo la tarea del lado de TI, y del lado del negocio nos ha permitido generar aplicaciones con mayor facilidad que las que había anteriormente. Google Sites es una herramienta muy superior a lo que teníamos antes. Fue un parteaguas que nos permitió crear sitios a una velocidad increíble y desarrollar servicios que antes no teníamos. Hacer un sitio nos tomaba dos o tres semanas y ahora es cuestión de un día, son sitios sencillos donde se sube información para colaborar y para proporcionar información a los trabajadores"

Carlos González, Gerente Corporativo de IT

Sin duda, el equipo de TI se benefició mucho con la migración a la plataforma de Google Cloud, no solo ahora es percibida como una área más productiva, el trabajo para el equipo también se facilitó.

Las tareas de soporte que antes requerían hacer en los escritorios de los ordenadores se han reducido en un 80 % y ello les ha permitido tener más tiempo para enfocarse en otros proyectos.

Haciendo los tiempos más eficientes con Hangouts

Como en toda organización, para Royal Resorts las juntas y reuniones resultan inevitables, sin embargo, la empresa se enfrentaba al reto de la distribución geográfica. Aunque muchos de los hoteles están en una zona cercana, están alejados y muchos empleados tenían que desplazarse con frecuencia para atender a juntas.

"La gente se desplazaba mucho de un hotel a otro, algo en lo que se perdía mucho tiempo. Las personas que trabajan en Mérida venían constantemente y necesitábamos resolver ese tema que impactaba en la productividad", resalta Carlos González, Gerente Corporativo de IT .

Mediante el uso de Hangouts y Meet se combatió este problema. Antes no contaban con la posibilidad de teleconferencias y juntas en línea, un modelo virtual que ha hecho que el tiempo de desplazamiento se acortara a la mitad.

"Hangouts es la herramienta mediante la que nos comunicamos todos los días, usamos muchísimo el chat. Nos permitió hacer el despliegue masivo de esos canales de comunicación y fue tan fácil como incrementar el ancho de banda y darle una cuenta de correo a todos"

Carlos González, Gerente Corporativo de IT

Había personas que viajaban cada ocho días y ahora lo hacen la mitad del tiempo. Ahora viajan una semana sí y otra no, y cuando no pueden ir a juntas presenciales siempre están conectados con el resto del equipo de manera invariable.

"Desde la implementación de Hangouts, los desplazamientos se han reducido a la mitad. Antes había personal que tenía que trasladarse para alguna reunión cada ocho días, ahora se hace cada quince días y cuando no se pueden coordinar horarios siempre podemos estar en comunicación. Además, esto se ha traducido en un ahorro"

Carlos González, Gerente Corporativo de IT

Ahorros monetarios y mayor productividad

La reducción en desplazamientos se tradujo en dos importantes beneficios: ahorro monetario y un impacto positivo en la productividad.

Pero sin duda, los ahorros cuantificables más significativos se vieron a partir del cambio de proveedor, los cuales ascienden a 130 mil dólares al año, según cálculos del Gerente Corporativo de TI.

"Hemos sido capaces de extender el uso de las herramientas de Google de manera masiva. Antes teníamos una limitante de licencias y con Google fue tan sencillo como incrementar el ancho de banda y darle una cuenta de Gmail a todos los trabajadores", añade González.

Royal Resorts lleva trabajando con las aplicaciones de G Suite cerca de cinco años y han logrado que las aplicaciones se integren en el día a día para llevar mejor seguimiento de todos los procesos. Han desarrollado un sitio para los proyectos más importantes y la información que se genera en estos sitios permite crear reportes y estadísticas.

"Tenemos un mecanismo muy ad hoc para el tamaño de nuestra organización que nos ha permitido desarrollar un proceso que nos da todo lo que necesitamos y sin las herramientas de Google esto no sería posible", menciona Carlos González, Gerente Corporativo de IT .

"En cuanto a la administración de proyectos. Tenemos un mecanismo muy ad hoc para el tamaño de nuestra organización y hemos desarrollado un proceso que nos da todo lo que necesitamos; sin las herramientas de Google esto no sería posible"

Carlos González, Gerente Corporativo de IT .

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