Hospital San Vicente Fundación: ferramentas do Google Workspace e a transformação digital
Sobre Hospital San Vicente Fundación
San Vicente Fundación é uma organização sem fins lucrativos que nasceu há pouco mais de 100 anos por iniciativa de Alejandro Echavarría, empresário de Antioquia, Colômbia, cujo propósito até hoje é fornecer assistência médica a pessoas de baixa renda. A base da organização é o Hospital Universitario de San Vicente Fundación, fundado em 1913, um local de portas abertas que se tornou um modelo médico e acadêmico na Colômbia, além de ser referência para toda a região.
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Sobre Nuva
A Nuva é uma empresa com oito anos de mercado, especializada em ajudar outras empresas a se tornarem mais produtivas e competitivas com a transformação digital. Em parceria com o Google, a Nuva é especializada em gestão de mudanças para pessoas que não estão familiarizadas com tecnologia. Por isso, ela se tornou a aliada ideal para ajudar a San Vicente Fundación a adotar as ferramentas da plataforma do Google Cloud.
Com as ferramentas do Google Workspace do Google, a San Vicente Fundación conseguiu agilizar muitos processos e se tornar uma instituição médica mais moderna, a fim de continuar oferecendo o atendimento de qualidade que a caracteriza.
Resultados do Google Cloud
- O Hangouts permitiu a criação de seminários virtuais para cerca de 1.600 participantes, uma grande diferença em relação às conferências presenciais em um auditório onde cabiam apenas 400 pessoas.
- A implementação do Google Workspace melhorou a segurança das informações devido ao maior controle dos acessos e ofereceu proteção contra ataques e spam constante.
- O trabalho colaborativo melhorou ao unificar o canal de comunicação com ferramentas como Hangouts e Gmail.
Antes, as conferências eram realizadas em um auditório com capacidade para 300 ou 400 pessoas. Agora, com o Hangouts, é possível realizar seminários virtuais para 1.600 participantes.
A San Vicente Fundación é uma organização sem fins lucrativos que nasceu há pouco mais de 100 anos para oferecer serviços médicos à população vulnerável e de baixa renda. Fundado em 1913, o Hospital Universitario de San Vicente Fundación é um local de portas abertas que se tornou um modelo médico e acadêmico na Colômbia, além de ser referência para toda a região.
O centro médico atende pessoas de outros países, migrantes e crianças cujos pais não dispõem de recursos suficientes. Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC de San Vicente, enfatiza que 87% dos pacientes pertencem à esfera mais vulnerável.
No entanto, após 365 mil atendimentos, 16 mil cirurgias e 208 mil consultas, a San Vicente precisou modernizar os vários processos que envolvem pacientes, médicos e o pessoal administrativo.
O desafio era melhorar o funcionamento do hospital por meio da tecnologia da informação, a fim de manter a qualidade e tornar os recursos mais eficientes.
No caso da San Vicente, era preciso começar do zero, desde a mudança de mentalidade da equipe até a implementação da tecnologia mais sofisticada que torna mais eficiente o uso das salas de cirurgia.
TIC e a mudança de pensamento
Para possibilitar uma transformação por meio de diferentes ferramentas de tecnologia da informação, a San Vicente contou com a ajuda da Nuva, parceira do Google especializada na transformação digital de empresas.
A Nuva identificou as necessidades da San Vicente e ajudou a fundação a se adaptar às ferramentas do Google Workspace do Google, como Gmail, Google Agenda, Documentos Google e Hangouts. Para a Nuva, o maior desafio em trabalhar com a San Vicente foi a gestão necessária para mudar a mentalidade das pessoas que são alheias à tecnologia.
Uma das primeiras ferramentas do Google Workspace que elas adotaram foi o Gmail, transformando a comunicação entre as diferentes áreas do hospital em um canal unificado, o que colocou todos em sintonia.
“Já aconteceu de uma cirurgia ser cancelada porque o aviso foi enviado a um e-mail que o médico nunca verificava. Agora, basta configurar o e-mail no celular para receber o convite e evitar esse tipo de confusão”
—Julian Andres Meneses, líder de apoio de TIC da San Vicente.Além do controle de acesso, outro fator que melhorou com a implementação do Gmail como meio de comunicação da fundação foi a segurança das informações. “Também temos maior segurança em nossos e-mails. Antes recebíamos muito spam, vírus e ataques constantes”, acrescenta Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.
Além disso, o Google Agenda estabeleceu melhor controle e visibilidade da disponibilidade ou falta de materiais para as cirurgias. O armazenamento de documentos na nuvem com o Google Drive ajudou a evitar confusão e reduziu os custos de armazenamento.
Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC, ressalta que antes circulavam muitas informações repetidas, problema que foi resolvido com a implementação do Google Workspace.
Essas ferramentas ajudaram a mudar a percepção do pessoal em relação à tecnologia e sua implicação nos processos mais simples e também afetaram outras pessoas, além do pessoal do hospital.
Capacidade de alcançar mais pessoas com o Hangouts
Outro método que mudou a maneira de trabalhar no hospital, especialmente na tarefa de divulgação acadêmica realizada pela fundação, foi o Hangouts, a ferramenta para criar videoconferências do Google Workspace.
Desde que foi criado, o hospital recebe profissionais e estudantes de medicina e tem sido fiel a esse preceito, desenvolvendo serviços de saúde com espaço para o meio acadêmico.
A realização de oficinas e seminários é parte da San Vicente Fundación e, com as videoconferências pelo Hangouts, a equipe percebeu que era mais do que favorável fazer essas oficinas e seminários de maneira virtual.
“Antes os seminários eram realizados no auditório, que tem capacidade para 300 ou 400 pessoas. Agora podemos fazer videoconferências com até 1.600 participantes e publicar os vídeos no YouTube para a gestão acadêmica”
—Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.Depois de passar por uma modernização com a implementação das ferramentas do Google Workspace na San Vicente, Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC, afirma que eles já estão trabalhando em um projeto piloto que permite lutar contra o tempo perdido nas salas de cirurgias.
O porta-voz garante que o objetivo do piloto é criar um tipo de inteligência capaz de tomar decisões em relação ao agendamento complexo de cirurgias.
O hospital tem seis salas disponíveis e cada cirurgia é programada por um período de seis horas. Quando uma intervenção é cancelada, esse tempo é perdido, e coordenar todo o pessoal que participa de uma cirurgia acaba sendo complexo.
“Agora, o que queremos é automatizar processos e integrar essas ferramentas a outras para executar nossos diversos projetos internos”
—Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.Assim, com o aprendizado de máquina, eles buscam melhorar a coordenação e notificar cirurgiões, enfermeiros, especialistas, anestesistas e pacientes com mais rapidez, para não haver perda de tempo.
Ao tornar a comunicação mais eficiente e organizar melhor o vasto volume de informações do hospital em um armazenamento em nuvem, a equipe da San Vicente agora pode se concentrar em novos projetos, talvez mais ambiciosos, que contribuam para que continue a cumprir a missão para a qual nasceu há mais de cem anos.
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Sobre Hospital San Vicente Fundación
San Vicente Fundación é uma organização sem fins lucrativos que nasceu há pouco mais de 100 anos por iniciativa de Alejandro Echavarría, empresário de Antioquia, Colômbia, cujo propósito até hoje é fornecer assistência médica a pessoas de baixa renda. A base da organização é o Hospital Universitario de San Vicente Fundación, fundado em 1913, um local de portas abertas que se tornou um modelo médico e acadêmico na Colômbia, além de ser referência para toda a região.
Sobre Nuva
A Nuva é uma empresa com oito anos de mercado, especializada em ajudar outras empresas a se tornarem mais produtivas e competitivas com a transformação digital. Em parceria com o Google, a Nuva é especializada em gestão de mudanças para pessoas que não estão familiarizadas com tecnologia. Por isso, ela se tornou a aliada ideal para ajudar a San Vicente Fundación a adotar as ferramentas da plataforma do Google Cloud.