Hospital San Vicente Fundación: ferramentas do G Suite e a transformação digital

About Hospital San Vicente Fundación

San Vicente Fundación é uma organização sem fins lucrativos que nasceu há pouco mais de 100 anos por iniciativa de Alejandro Echavarría, empresário de Antioquia, Colômbia, cujo propósito até hoje é fornecer assistência médica a pessoas de baixa renda. A base da organização é o Hospital Universitario de San Vicente Fundación, fundado em 1913, um local de portas abertas que se tornou um modelo médico e acadêmico na Colômbia, além de ser referência para toda a região.

Industries: Healthcare
Location: Colômbia

About Nuva

A Nuva é uma empresa com oito anos de mercado, especializada em ajudar outras empresas a se tornarem mais produtivas e competitivas com a transformação digital. Em parceria com o Google, a Nuva é especializada em gestão de mudanças para pessoas que não estão familiarizadas com tecnologia. Por isso, ela se tornou a aliada ideal para ajudar a San Vicente Fundación a adotar as ferramentas da plataforma do Google Cloud.

Com as ferramentas do G Suite do Google, a San Vicente Fundación conseguiu agilizar muitos processos e se tornar uma instituição médica mais moderna, a fim de continuar oferecendo o atendimento de qualidade que a caracteriza.

Resultados do Google Cloud

  • O Hangouts permitiu a criação de seminários virtuais para cerca de 1.600 participantes, uma grande diferença em relação às conferências presenciais em um auditório onde cabiam apenas 400 pessoas.
  • A implementação do G Suite melhorou a segurança das informações devido ao maior controle dos acessos e ofereceu proteção contra ataques e spam constante.
  • O trabalho colaborativo melhorou ao unificar o canal de comunicação com ferramentas como Hangouts e Gmail.

Antes, as conferências eram realizadas em um auditório com capacidade para 300 ou 400 pessoas. Agora, com o Hangouts, é possível realizar seminários virtuais para 1.600 participantes.

A San Vicente Fundación é uma organização sem fins lucrativos que nasceu há pouco mais de 100 anos para oferecer serviços médicos à população vulnerável e de baixa renda. Fundado em 1913, o Hospital Universitario de San Vicente Fundación é um local de portas abertas que se tornou um modelo médico e acadêmico na Colômbia, além de ser referência para toda a região.

O centro médico atende pessoas de outros países, migrantes e crianças cujos pais não dispõem de recursos suficientes. Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC de San Vicente, enfatiza que 87% dos pacientes pertencem à esfera mais vulnerável.

No entanto, após 365 mil atendimentos, 16 mil cirurgias e 208 mil consultas, a San Vicente precisou modernizar os vários processos que envolvem pacientes, médicos e o pessoal administrativo.

O desafio era melhorar o funcionamento do hospital por meio da tecnologia da informação, a fim de manter a qualidade e tornar os recursos mais eficientes.

No caso da San Vicente, era preciso começar do zero, desde a mudança de mentalidade da equipe até a implementação da tecnologia mais sofisticada que torna mais eficiente o uso das salas de cirurgia.

TIC e a mudança de pensamento

Para possibilitar uma transformação por meio de diferentes ferramentas de tecnologia da informação, a San Vicente contou com a ajuda da Nuva, parceira do Google especializada na transformação digital de empresas.

A Nuva identificou as necessidades da San Vicente e ajudou a fundação a se adaptar às ferramentas do G Suite do Google, como Gmail, Google Agenda, Documentos Google e Hangouts. Para a Nuva, o maior desafio em trabalhar com a San Vicente foi a gestão necessária para mudar a mentalidade das pessoas que são alheias à tecnologia.

Uma das primeiras ferramentas do G Suite que elas adotaram foi o Gmail, transformando a comunicação entre as diferentes áreas do hospital em um canal unificado, o que colocou todos em sintonia.

“Já aconteceu de uma cirurgia ser cancelada porque o aviso foi enviado a um e-mail que o médico nunca verificava. Agora, basta configurar o e-mail no celular para receber o convite e evitar esse tipo de confusão”

Julian Andres Meneses, líder de apoio de TIC da San Vicente.

Além do controle de acesso, outro fator que melhorou com a implementação do Gmail como meio de comunicação da fundação foi a segurança das informações. “Também temos maior segurança em nossos e-mails. Antes recebíamos muito spam, vírus e ataques constantes”, acrescenta Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.

Além disso, o Google Agenda estabeleceu melhor controle e visibilidade da disponibilidade ou falta de materiais para as cirurgias. O armazenamento de documentos na nuvem com o Google Drive ajudou a evitar confusão e reduziu os custos de armazenamento.

Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC, ressalta que antes circulavam muitas informações repetidas, problema que foi resolvido com a implementação do G Suite.

Essas ferramentas ajudaram a mudar a percepção do pessoal em relação à tecnologia e sua implicação nos processos mais simples e também afetaram outras pessoas, além do pessoal do hospital.

Capacidade de alcançar mais pessoas com o Hangouts

Outro método que mudou a maneira de trabalhar no hospital, especialmente na tarefa de divulgação acadêmica realizada pela fundação, foi o Hangouts, a ferramenta para criar videoconferências do G Suite.

Desde que foi criado, o hospital recebe profissionais e estudantes de medicina e tem sido fiel a esse preceito, desenvolvendo serviços de saúde com espaço para o meio acadêmico.

A realização de oficinas e seminários é parte da San Vicente Fundación e, com as videoconferências pelo Hangouts, a equipe percebeu que era mais do que favorável fazer essas oficinas e seminários de maneira virtual.

“Antes os seminários eram realizados no auditório, que tem capacidade para 300 ou 400 pessoas. Agora podemos fazer videoconferências com até 1.600 participantes e publicar os vídeos no YouTube para a gestão acadêmica”

Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.

Depois de passar por uma modernização com a implementação das ferramentas do G Suite na San Vicente, Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC, afirma que eles já estão trabalhando em um projeto piloto que permite lutar contra o tempo perdido nas salas de cirurgias.

O porta-voz garante que o objetivo do piloto é criar um tipo de inteligência capaz de tomar decisões em relação ao agendamento complexo de cirurgias.

O hospital tem seis salas disponíveis e cada cirurgia é programada por um período de seis horas. Quando uma intervenção é cancelada, esse tempo é perdido, e coordenar todo o pessoal que participa de uma cirurgia acaba sendo complexo.

“Agora, o que queremos é automatizar processos e integrar essas ferramentas a outras para executar nossos diversos projetos internos”

Julian Andres Meneses, líder de suporte de TIC.

Assim, com o aprendizado de máquina, eles buscam melhorar a coordenação e notificar cirurgiões, enfermeiros, especialistas, anestesistas e pacientes com mais rapidez, para não haver perda de tempo.

Ao tornar a comunicação mais eficiente e organizar melhor o vasto volume de informações do hospital em um armazenamento em nuvem, a equipe da San Vicente agora pode se concentrar em novos projetos, talvez mais ambiciosos, que contribuam para que continue a cumprir a missão para a qual nasceu há mais de cem anos.

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