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「在家工作」,效率依舊

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此篇文章原出自於 The Keyword 

在 Google 服務期間,我會向其他同仁提出盡可能善用時間的建議。當在家工作時,我的日程安排方式會與平常在公司辦公時不同,例如我不必到公司或是去會議室開會,也不會遇見公司裡的同事,因此生產力策略就更顯重要。若您需要在家工作時,您必然需要採取截然不同的日程安排方式。

在 Google,有 39% 的會議其與會人員涵蓋兩座以上城市的員工一同參與,因此我們已習慣團隊成員與自己處於不同個空間中,並依然能確實的完成工作。如今全球有許多人發現自己正處於一個全新的工作模式,然而並不是所有人都習慣於這種工作方式。因此,我彙整了幾個實用的生產力建議 (無論您的辦公地點為何),以及在家辦公的一些注意事項。

確定辦公「空間」和非辦公空間。

將電腦置於餐桌上或直接坐在沙發上開始工作並非難事,但您只要每天「坐」在相同的房間、位置或桌椅來完成工作,您的大腦就會將那個位置 (包括氣味、景觀和聲音) 與辦公相互連結。您可以在桌面上擺放一些私人的物品 (例如親友的相片)、選用自己喜歡的新滑鼠墊,並利用小小的層架存放平時愛吃的零食。建立自己的「辦公空間」相當重要,但您也不能忽視確定非辦公空間的重要性。舉例來說,您可能不曾將電腦帶進休閒空間或自己的臥室。這麼做可以確立心理距離感,讓您即便在家工作也能經常放鬆身心。

善用 Hangouts Meet。

您可能會投入較多的時間進行視訊通訊,也就是使用 Hangouts Meet。在家參加視訊會議的幾個秘訣如下:在受到頻寬限制的影響或發生延遲時試著降低視訊通訊畫質、撥打視訊通話時嘗試改為透過電話收聽音訊,以及在視訊會議中提供文字說明,以利與會人員瞭解現況。如果您需要一些線上的社交互動,可以藉由發起沒有議程的非正式視訊會議,藉此與團隊成員或朋友相互關心、瞭解彼此的近況。

練習「單一分頁的工作模式」。

如果您家中所使用的螢幕較小或與慣用的螢幕不同,那麼一次只專心處理一個 Chrome 分頁就顯得格外重要。就像是以往參加會議時,您會為了保持專注而收起手機或闔上筆記型電腦,同樣的,當您透過筆記型電腦進行視訊通話時,請縮小其他分頁並專注於當下的對話。

按照平日作息採取行動。

請避免急忙起床並在床上開始處理工作,這麼做會導致您的大腦無法轉換「心態」以提高生產力。請按照平時的作息採取行動,例如起床、換衣服、吃早餐,然後「前往」您所確立的新的「工作空間」。舒舒服服地穿著睡衣會讓您感覺不到這是一般的上班日,並導致您的工作處理效率降低。

保留日程安排彈性並巧妙運用「生理黃金時段」。

在家工作的好處為何?不必出門。您可以藉由這個機會嘗試不同的日程安排方式,並找出自己的「生理黃金時段」。如果您屬於所謂的晨型人,不妨趁著清早處理一些工作,然後在 10 點左右休息一下。如果您是習慣晚睡的夜貓子,則可嘗試調整日程安排,在平常可能已經下班的傍晚時段處理更多工作。生產力的重點並不僅止於您正在處理的工作內容,更重要的是處理工作的時間點。 

在家工作並不等於時時刻刻都在工作。

以在家工作來說,其中一個最難克服的部分就是界限的設定。我建議您將您的電腦留在工作空間,只有當坐在那個位置時才處理工作。您可以在 Google 日曆中設定工作時間來提醒其他人自己的辦公時段,以便確定「收工」的時間。按照在公司辦公時的方式沉澱心靈,有別於前往會議室,試著出外透透氣或打電話與朋友聊天互動吧。

提前擬定隔天的待辦清單。

在家工作時,維持生產力及設定工作時程的其中一環便是列出整天的待辦事項。我建立了自己的每日計畫範本 (您也可以參考使用!) 之後,我便能以每小時為單位來擬定待辦事項計畫。只要您在前一天晚上填妥這份清單,隔天起床時即可明確地掌握當日必須處理的工作項目。

完成先前列出的待辦事項。

在公司辦公的時程往往相當緊迫,很少有機會獨處或排出時間處理私事。在家工作時,您或許能處理一些屬於您個人的待辦事項,例如結清款項、構思長遠計畫,或是閱讀很久以前您就標上書籤的文章。您可以使用 Google Keep 持續新增清單項目,待您稍有空閒時就能加以參考。

寬以待人 (包括你自己)。

有些人的生活空間可能只有一間臥室、而有些人的伴侶可能也同樣需要在家工作、又或者有些人的家中有小孩或寵物 (而以上情況我全都符合!)。對方的連線速度有時可能比較慢,或是背後偶爾會傳來寵物的叫聲——請記住,所有人都為了能順利在家工作而竭盡全力。