DocAI を使用した合理化による費用の削減とミッションの加速

※この投稿は米国時間 2023 年 4 月 22 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

連邦政府が多く保有しているものを 1 つ挙げるとすれば、それは紙です。政府は毎年、1 万種類の独自のテンプレートから成る 1,060 億通を超える紙のフォームを処理しています。2021 年、米国民は政府関連の紙の処理に 105 億時間を費やし、国民側で 1,170 億ドル、連邦政府側で 390 億ドル近い費用を負担したと推定されています。政府職員も一般国民も手作業によるドキュメントの作成と処理に膨大な時間を費やしており、疲労や不満が生じる一因となっています。

政府および行政機関向け Document AI を使用すれば、各組織は Google の ML を活用して情報を分類、分割、抽出し、処理や分析を高速化できます。「DocAI」は、政府職員がより価値の高い業務に専念できるようにサポートします。

政府機関には多種多様なミッションがありますが、いずれも国民の福祉の向上、公共サービスの改善、運用効率の推進に重点が置かれています。同様に、国民はより良い福祉や公共サービス、より迅速な解決を望んでいます。政府職員は、合理化されたワークフローと、仕事の満足度や人材の定着率を高める新しいテクノロジーを使用する機会を求めています。

DocAI を使用することで、政府職員はより合理化されたワークフローを作成し、運用と国民の福祉を改善することができます。

DocAI で処理時間を最大 90% 短縮

5 つの主要連邦政府機関は、平均 900 種類のフォームを使用しています。125 項目の記入欄がある 1 つの独自のフォームを想定すると、1 通あたり 10 分の手入力が必要になります。そして、そのフォームは年に 24 万回処理されています。さらに、1 年間で処理されるフォームの総数の 5% がやり直し作業です。Document AI などのツールを使用すれば、フォームあたりの処理時間を 90% 減の 1 分にして、やり直し作業を半分に減らすことが可能です。処理にかかる時間を短縮することで、各機関は変革を加速させ、費用と時間を大幅に削減して、目覚ましい費用対効果を実現できます。

フル稼働の正規職員の人件費が 10 万ドルであると考えた場合、5 年間の合計で 1 フォームあたり正味 900 万から 1,000 万ドルを節約できます。各機関におよそ 100 種類のフォームがあると仮定しても非現実的ではなく、その場合、正味の節約額は合計で 10 億ドルに迫ります。

DocAI を実装すれば、連邦政府の職員はドキュメントの処理にあまり時間を取られることなく、ミッションに関連する作業に専念することができます。各機関は、処理時間を短縮し、正確性を向上させ、国民の満足度を高めることができます。

さらに、より広範なデジタル化戦略の一環として DocAI を採用すると、検索機能や情報分析の向上、ストレージ費用の削減、分析情報（異常検出など）の改善による費用削減、インライン監査の強化が実現するなど、測定可能な多くのメリットが得られます。また、デジタル移行は、安全な環境における障害復旧（DR）のメカニズムも提供します。

Document AI を政府に適用する

政府職員を支援するドキュメント処理の自動化の、いくつかの一般的なシナリオを次に示します。

• ID の確認 - ドキュメントから申請の情報を自動的に抽出できるため、不正使用やドキュメントの盗難を最小限に抑えることができます

• 申請処理の高速化 - ドキュメントから申請の情報を自動的に抽出できるため、作業時間と情報の精度が向上します

• 記録の管理 - DocAI を使用してより簡単に記録を分類、保存できるので、政府職員は記録をすばやく簡単に検索、アクセス、カタログ化できます

ミッションに最適なパートナー

上の例で説明した主要な手段は、組織に普遍的で測定可能な価値をもたらします。デジタル化のメリットを実現するには、革新的な技術ソリューションに多くの機能が必要です。これには、スキャン、光学文字認識（OCR）、データ拡充、ラベル付け、さまざまな種類のドキュメントを処理する能力が含まれます。Google Document AI は、ナレッジベースの AI と ML を使用して、高レベルの精度、高度なアーキテクチャ、迅速なデプロイを実現します。

Forrester Wave レポート「Document-Oriented Text Analytics Platforms」は最近、包括的な評価システムを通じて、「最も重要な 12 社のプロバイダ」の中から Google をリーダーに選出しました。

Google のサポート内容の詳細は、政府機関向け Google Cloud にアクセスしてご確認ください。Google Cloud のエキスパートが、政府機関向けの事例を作成し、投資収益率の見積もりを提供いたします。

出典

• The Forrester Wave™: Document-Oriented Text Analytics Platforms、2022 年第 2 四半期

• 米国商工会議所、テクノロジー エンゲージメント センター -  Government Digitization: Transforming Government to Better Serve Americans、2022 年報告書