Google Cloud Platform

Google ドキュメントから、ハングアウト、Jamboard まで。G Suite を積極活用し、従業員の生産性を向上。社内の “変化” を加速させることで、“顧客に支持され続ける” 企業へ

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「我々のような規模の企業こそ、積極的に G Suite のようなサービスを導入すべき」と語るのは、東京・埼玉で 33 店舗のガソリンスタンドを経営するヤマヒロ株式会社の山口寛士社長。小売サービス業という特性上、従業員の多くが PC をほとんど使わない中、なぜ G Suite を導入したのか。それによって同社の働き方、生産性がどのように改善したのかを聞いてみた。

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ヤマヒロ株式会社

東京・埼玉エリアでガソリンスタンド、整備工場を展開(1952 年創業)。
現在はガソリン販売のほか、自動車整備や販売、レンタカー事業なども行って いる。従業員数は 360 名(2018 年 6 月時点)。


写真右から

  • 代表取締役社長 山口 寛士氏
  • 取締役本部長 HR・IT 担当 市川 勝利氏
  • 取締役本部長 第三事業部・JQA 担当 経営品質協議会認定セルフアセッサー伊藤 将人氏

社内の情報共有に、クラウドベースの G Suite で革命を起こす

東京・埼玉で 33 店舗を展開するガソリンスタンド業のほか、指定整備工場や板金工場などといった、自動車のアフター サービスを中心としたビジネスを展開するヤマヒロ株式会社。その三代目社長となる山口寛士氏は、2016 年にそれまでレンタル サーバー上で運用していた国産グループウェアから、G Suite への切り替えを決意した。

「当時、経営品質向上活動の一環で従業員にアンケートを採ったところ、情報共有ができていないという声が多く、それを見直す必要に迫られていました。我々は小売サービス業なので、営業時間中に PC の前に座る機会が少なく、グループウェアのアカウントも幹部以外は店舗単位での割り振りとなっていたため、どうしても連絡がいき渡らなかったんです。また、メールの保存容量が 200 MB しかないなど、機能的にも不足を感じつつありました。」(山口氏)

社長の命を受け、同社 IT 担当の市川氏はさまざまな選択肢を吟味。その中から G Suite を選んだ理由について次のように語ってくれた。

「G Suite が他の選択肢と比べて優れていたのは、必要な機能が 1 つのパッケージにまとめられている導入のしやすさと、完全にクラウドベースで使えること。今、山口が説明したように、店舗の従業員は PC の前に座っている時間がほとんどないので、手元のスマホで手軽に使えることが導入の決め手になりました。」(市川氏)


ドキュメントからハングアウトまで、G Suite が従業員の生産性を向上

こうして、2017 年 1 月に G Suite を全社員に展開。利用方法を説明する講習会などは行わなかったが、学生時代に Gmail などの Google プロダクトに慣れ親しんでいた若手社員が中心となって使い方を広め、すぐに業務になくてはならないものになっていったと言う。

「データの共有はチームドライブを使っています。あるプロジェクトで情報共有が必要だということになると、すぐにフォルダを作って、皆がそこにファイルを入れていきます。また、優れた検索機能で必要なデータをすぐに見つけ出せるところも気に入っています。」(山口氏)

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「なお、それまで使っていたオンライン ストレージには、複数の従業員が同じデータをダウンロードして編集すると、最新の情報がどこにあるのか分からなくなってしまう問題があったのですが、G Suite ではドライブ ファイル ストリームと共同編集機能によって、そうした問題が起きません。」(市川氏)
なお、Google ドキュメント、スプレッドシートについては、山口社長が積極的に利用を奨励。後述する Web 会議時などには、議事録を参加者全員で同時に作り込んでいくスタイルが定着しているとのこと。

「逆に当初はそこまで推進していなかったものの、従業員の側から利用が拡大していったのが Hangouts Chat です。それまでは個別に連絡したいことは別途スマホのメッセージ アプリを使っていたのですが、Hangouts Chat ならいちいち連絡先を交換することなく使えるため、レスポンスが格段に早くなりました。最近は外部の方との連絡にも使うようになり、連絡が取りやすくなったと好評です。」(市川氏)

「なお、IT リテラシーが高くない従業員のために、Google サイトを使ったリンク集を作り、使い方に困ったらまずそこを見るように指導しています。これによって、それまで市川に集中していた問い合わせがほぼなくなったのも良かったですね。」(伊藤氏)

G Suite により、これまでできていなかったことができるように

そのほか、これまでできていなかったことを実現するという点でも、G Suite は活躍している。特に大きなものでは、毎月 1 度、各店舗の店長を集めて行う店長会議を 2 回に 1 度、Hangouts Meet を利用して Web 会議にすることで遠方から来訪する店長の負担を軽減することに成功した。

「幹部だけが参加していたマーケティング会社との会議に、Hangouts Meet を使って、現場のスタッフを逐次参加させることができるようになったのも大きなメリットの 1 つ。これまで幹部を通して伝えていた要望や問題点を、直接伝えられるようになりました。」(市川氏)

「あとは、G Suite 導入前の課題となっていた、お客様の声の分析に Google フォームを役立てています。1~2 分程度で入力できるフォームを作り、各店舗のお客様の声を自動で集計。すでに 月間1,500 件ほどのデータが集まっており、今後、本社のワーキング グループでこれを業務に反映していこうとしているところです。」(山口氏)

『Jamboard』の導入で G Suite 活用をさらに加速

そしてヤマヒロでは、一歩進んだ G Suite 活用法として 2018 年 8 月に発表されたばかりのデジタル ホワイトボード『Jamboard』をいち早く導入。すでにこちらも事業に欠かせないものになっているそうだ。

「G Suite 導入をきっかけに、会議室に大きなモニターを設置しようということになったのですが、ただのモニターを置くのではつまらないと思い、Jamboard の導入を提案しました。まだ完全に使いこなせているわけではないのですが、ホワイトボードの内容を保存して、別の日の会議で使ったり、書き込んだ内容をそのまま共有できるので重宝しています。Web サイトを表示して改善点を書き込んで Web 制作会社にメールしたり、Google マップ を表示して商圏の相談をしたりといったこれまでにない使い方も試しています。」(市川氏)

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「G Suite と Jamboard の導入によって、無駄な移動や無駄な作業、無駄なコミュニケーションが減りました。たとえば、経理・人事・総務で行う、振込業務や勤怠管理などの業務には、これまで 6 人がかりで毎月約 180 時間かかっていたのですが、これが約 30 時間にまで削減されました。幹部や店長業務も同様に効率化が図られ、特に各店長(計 34 名)の連絡業務については延べ約 780 時間/月から約 10 時間/月へと激減しています。これによってそれぞれの従業員が、本来やるべきことに集中できるようになったのは大きな成果だと考えています。約 2 年前、G Suite の導入に際して、Google 社屋を見学させていただいたのですが、そこで強く印象に残ったのが、Google が実際に会って話す機会を重視していたこと。今、多くの大手企業が在宅勤務などを推進している中、逆に会社に行きたいと思わせる環境作りも大事なのではと感じました。IT 業界と比べ、我々の業界は変化の少ない業界ではあるのですが、私は常々、従業員に向けて変化することに挑戦するよう促しています。変化には心地の悪さもありますが、それを意図的に作っていかないと生き残っていけない。社員の幸福度を高め、変化への挑戦を後押しし、ひいてはサービスの品質を改善していく。そう考えた時、G Suite は最適なツール。今後も、G Suite を駆使して、お客さまの満足度と社員の幸福度、その両方を高めていきたいですね。」(山口氏)

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