Optiva、Workspace で COVID-19 下でも平常通りビジネスを継続

※この投稿は米国時間 2020 年 10 月 31 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

通信業界をはじめとするあらゆる業界において、長年の実績のある企業ほど、新しいテクノロジーの導入に対して慎重なアプローチをとるという傾向があります。これはどのようなテクノロジーについても言えることですが、特に、企業全体であらゆる職位の社員が使用するツール、たとえば、コラボレーション ツールやコミュニケーション ツールなどに対して、こうした傾向が顕著です。2018 年 8 月、Optiva Inc. の最高マーケティング責任者に就任した私は、すぐにクラウドベースの生産性向上ツールやコラボレーション ツールの必要性に迫られました。具体的には、Google Workspace（旧称 G Suite）という、私がまだ知らなかったツールです。

当時、Optiva は、Google Workspace の生産性向上ツールやコラボレーション ツールの導入を全社的に進めている真っ只中でした。Optiva やその他の組織に属する私の仕事仲間は、まだ主に会社のメールに文書を添付したり、オフィスの通路で同僚と打ち合わせしたりといった方法によってコラボレーションを図っていました。会議の手段は基本的に、直接対面か電話です。こうしたやり方は非効率であるだけでなく、バージョン管理の間違いのもとになるという問題もあり、全体的に生産性の低下を引き起こしていました。また、こうしたやり方は、COVID（新型コロナウイルス感染症）以前の世界を前提としています。

現在、Optiva は完全にリモート ファーストの組織と化し、従業員は Google Workspace のあらゆるツールを使いこなしています。コラボレーションは劇的に向上し、当初懐疑的だった従業員らを驚かせているほどです。今でも、別のやり方に慣れ親しんだ従業員が新しく加わると、抵抗を示すときがありますが、それは仕方のないことです。しかしその後は感謝されることのほうが多く、多数の従業員が「生産性や企業全体のコラボレーションにとって価値があることがわかった」と言ってくれます。

Google Workspace は、特に Optiva のように世界中のさまざまなタイムゾーンで従業員が働くグローバル企業において真価を発揮します。たとえば、文書を共同で作成するときや、誰かに確認してもらうときに、相手の時間が空くまで待つ必要はありません。また、最終バージョンの担当者や資料の「オーナー」を取り決めるといったことに無駄に時間を費やさずに済みます。文書を開き、新しい変更点を確認し、更新を加えるといった作業を、数人が同時に行うことすらできるのです。

Google Workspace によって COVID-19 下でも平常通りにビジネスを促進

Optiva のリモート ファースト主義と、Google Workspace のコラボレーション ツールの組み合わせという新しい試みは、COVID-19 の状況下でも功を奏しました。Optiva のテレワークの方針は、総じて通信業界やソフトウェア業界の先をいっていたため、今年 3 月に自宅勤務勧告が出た際、特にビジネスに支障が出ることもなく、そのまま突き進むことができました。

Google Meet は、この困難な期間を通じて強力な企業文化を維持するために役立ちました。たとえば、定期的にビデオ会議を行うことで、チーム全員で顔合わせできるのはもちろん、仕事やプライベートでのお互いの様子を直に感じとることができました。Google Chat は世界中の支社の同僚と連絡を取り合うために役立ち、この困難な期間を通じて、誰もが安心して働けるようにしてくれました。さらに、世界各地からメンバーを集めて新チームを結成するといったことも、継続して行うことができました。もしも研修やトレーニングの手段が電話会議やメールだったならば、同じような経験は得られなかったでしょう。Meet のおかげで、強力で効果的なチームをすばやく築き上げることができました。

また、Google Workspace のツールを使って、他部門のタスクやプロセスについて学ぶクロス トレーニングも実施しました。そうすることで、誰かが急に不在になったときでもビジネスを支障なく継続できるようになります。そのために、さまざまなチームや部門がそれぞれのプロセスを文書化し、Meet でトレーニング セッションを開催するとともに、セッションを録画して後から誰でもオンデマンドでアクセスできるようにしました。

自己隔離命令が出された当初は、多くの企業が苦戦を強いられ、リモート コラボレーション用の新テクノロジーを選定、導入する必要に迫られたり、お客様に継続的なサポートを提供するという重要課題に直面したりしていましたが、Optiva は幸運なことに、そうした中でもビジネスを途絶えることなく継続できました。それは、Google Workspace によるところが大きいと考えています。

-Optiva 最高マーケティング責任者 Shay Assaraf