職場の情報過多を管理するための 4 つのヒント

※この投稿は米国時間 2020 年 1 月 16 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

現代の職場では、メール、インスタント メッセージ、ビデオ会議など、仕事を進めるためのさまざまなコミュニケーション手段が使われます。複数の手段があれば社内でのコミュニケーションがとりやすくなりますが、日々降り注ぐ「雑音」も増えてしまいます。米国カリフォルニア大学アーバイン校で行われた調査では、一度作業を中断すると、その作業に戻るには最大で 23 分が必要になることがわかっています。 

ここでは、コミュニケーションをより効果的に管理するための戦略をご紹介します。メールや重要そうなチャット メッセージに返信する前に、少し考えてみてください。

1. メールやチャットを確認して返信する時間帯を決めておく

着信メールを知らせるアラートや通知音は集中の妨げになります。そこで 1 日のスケジュールの中で、メールやチャットに返信する時間を決めてしまいましょう。そうすれば作業に集中できる時間を確保でき、未読メッセージがたまり続けることもありません。

ワンポイント: Gmail と Hangouts Chat にはスヌーズ機能とミュート機能が備わっているので、時間の管理と集中の維持にこれらの機能を役立てることができます。重要メール通知を使えば、すぐに確認しておきたいメッセージの識別もすばやく簡単です。Chat の通知設定を変更して、表示対象をカスタマイズすることもできます。

2. コミュニケーションを必要なアクションで分類する

私が社会に出たばかりの頃、ある上司は「全部が重要なら、全部が重要でないのと同じだ」とよく言っていました。最近のコミュニケーション手段によりもたらされる即時性により、あらゆるものが緊急であるかのように感じられてしまいます。大量のメッセージに押しつぶされそうなときには、
自分が取るべき対応でそれらを分類してみましょう。 

まず、自分に次のことを問いかけます。 

• これは自分が対応するのが最適だろうか（違うのであれば、最適な人をコミュニケーションに含めます）？

• このメッセージには返信が必要か、それともただの参考情報か？

• 返信やアクションの期限はいつか？

• 返答にはどれくらいの時間がかかるか？2 分以下で済むなら片付けてしまいましょう。
  そうでなければ、後で対応するための時間を取りましょう。

別の上司は、「避難訓練はやらなくて済むならそれが一番だ」とよく言っていました。迅速な対応が必要そうでも、対応に時間がかかるのであれば、そのことを伝えましょう。

ワンポイント: Gmail でラベルやフィルタを使えば、メールの分類や返信がしやすいように受信トレイを整理できます。簡単なタスクなら、Gmail や Hangouts Chat のスマート リプライ機能を使って返信すれば時間を節約できます。他の人の意見が必要な場合や対応に 30 分以上かかりそうな場合は、ミーティングをスケジュールすることもできます。

3. マネージャー: 自分が問題の種にならないようにする

部下を持つ人の場合、その人のコミュニケーション方法が部下たちのメンタルヘルスに大きく影響
することがあります。私自身は次のようなことに気を付けています。

• 連絡している理由を明確にする。参考情報を送るだけなのであれば、転送メールの一番上に「参考まで」と追記します。追記したところで、数秒程度しかかかりません。すぐに返信が欲しい場合は、何が必要なのかを明記し、担当者を指名します。

• 週末はメールを送らない。Gmail では、メールの送信タイミングを指定して後で送ることができます。こうしておけば、（自分がたまったメールを週末に処理したとしても）週末中に対応しなくてはならないという無用なプレッシャーを部下に与えることを避けられ
  ます。 

コミュニケーションに新しい人を追加する場合は、コンテキスト情報を入れる。たとえば、メールのスレッドやチャットルームに人を追加するときには、なぜその人を追加したのかを説明し、各人の役割がわかりやすいようにします（「+Alexa: ミーティングのスケジュール設定担当、+Matt: プレゼン資料の初稿作成担当」など）。

ワンポイント: 何がうまくいっていて何がそうでないのか、現場の意見を聞くことも有益です。Google フォームを使えば、気軽な形で意見を集められます。率直なフィードバックを返しやすい
よう、匿名にすることもできます。

4. 先進テクノロジーを最大限に活用する

G Suite のような先進的ツールを使うメリットの 1 つは、生産性を高めるための機能がどんどん追加されていくことです。たとえば、Chat 履歴の検索機能や Gmail のアクションの提案機能などです。アクションの提案機能を活用すれば、重要なメールの返信を忘れてしまうこともありません（最新の優れた機能の詳細については、2019 年のハイライトをご覧ください）。 

その他のヒントについては、こちらの記事をご覧ください。メールに関するヒントは、Google 生産性アドバイザー Laura Mae Martin のこちらの記事がおすすめです。

- By G Suite プロダクト マーケティング責任者 Alexa Schirtzinger