G Suite

企業がチームドライブを使用すべき 4 つの理由

※この投稿は、米国時間 2017 年 5 月 15 日に Keywordに投稿されたものの抄訳です。


1. チームドライブで新メンバーの受け入れがスムーズに

新しく迎え入れたチーム メンバーが能力を発揮するようになるまで、数週間や、場合によっては数か月かかることがあります。その一因は、アクセスできるトレーニング教材やプロジェクト情報が限られていることかもしれません。Google ドライブの新機能であるチームドライブを活用すれば、新メンバーは適切なドキュメントにすぐにアクセスできるので、ランプアップに要する時間が大幅に短縮され、素早くチーム メンバーとして自立することが可能です。

2. チーム メンバーが離脱しても、ファイルはチームドライブに残る

従業員の退社時にファイルのオーナー管理作業が発生することは、多くの企業にとって大きな悩みの種です。チームドライブでは、ドライブ内のファイルは個人ではなくチームに属します。そのため、従業員の退社時にファイルの追跡や情報の引き継ぎを心配する必要はありません。ファイルはチームドライブ内に残るため、チームは引き続き情報を共有でき、ワークフローに支障は生じません。

3. 従業員と管理者の権限の管理、共有が容易

大規模な組織では、データの追跡は非常に重要です。適切な従業員だけが情報を共有するようにアクセス権限を管理するツールが必要になります。

チームドライブを使用すると、ファイルへのアクセス権を従業員が容易に管理できます。特定のファイルに対する編集やコメント、再編成、削除を誰に許可するかなど、アクセス権限をきめ細かく設定できます。デフォルトでは、誰がファイルを追加、整理したかにかかわらず、チームドライブのすべてのチーム メンバーに自動的に同じファイルが表示されます。これは、信頼できるチーム メンバーにファイルへのアクセス権を付与しなければならない回数を減らすためです。

従業員がチームドライブを使い始める前に、管理者は G Suite 管理コンソールで権限を調整できます。たとえば、チームドライブの有効範囲をドメイン全体もしくは特定の組織部門に設定することが可能です。また、管理者は必要に応じてチーム メンバーの追加または削除、権限の編集を行えます。

4. 機械学習により、適切なファイルを適切なタイミングで提供

ドライブの月間アクティブ ユーザー数は 8 億以上に上り、ドライブには数兆個のファイルが保存されています。こうしたファイルの多くは従業員の集合知を体現しており、これらのファイルに素早くアクセスすることができれば、生産性の向上につながります。

以前は、企業向けのナレッジ マネジメント ソリューションが、適切なファイルを適切なタイミングで従業員に提供しようとしていました。しかし、そのためにはドキュメントに手動でメタデータのタグ付けを行う必要があり、それは時間のかかるプロセスでした。

今、その役割はドライブのクイック アクセス機能が担います。この機能は強力な機械学習アルゴリズムを使用して、トレンドになっているトピックや、チーム カレンダーなどのコンテキスト情報を分析し、関連するドキュメントを特定してユーザーにファイルを表示します。

こちらのステップ バイ ステップ ガイド(英語) を参考にして、ぜひ今日からチームドライブをお使いください。